365 jours dans la vie d'un expert-comptable...07Je suis une jeune collaboratrice dans un cabinet d’expertise comptable quand il m’est donné la tâche d’aller contrôler les comptes clients de la société T. Ce sont souvent des tâches que l’on donne aux jeunes collaborateurs car elles sont simples (en apparence), demande de rassembler peu d’informations, puisque tout, a priori, est inscrit sur les grands-livres.

Cela se passe en 1983, l’informatique n’est pas, loin s’en faut, sur chaque bureau et si les comptabilités sont presque toutes informatisées, les comptables travaillent sur d’immenses listings à grandes rayures vertes (le vert, c’est pour reposer l’œil) et blanches (le blanc, c’est pour suivre les lignes), terriblement lourds.

Le métier de la société T consiste à imprimer ou importer des rouleaux de papiers peints et à commercialiser les dits rouleaux auprès des grossistes et détaillants (droguistes, marchands de couleur…).

La comptable en place, Huguette, est submergée par un travail administratif quotidien et n’a pas eu le temps de pointer les comptes.

On m’installe sur un bout de table dégagé à mon intention et ainsi rendu disponible au milieu d’un brouhaha de téléphone et de conversations croisées, de gens qui entrent et qui sortent et de portes battantes. Je me concentre.

Il semble que les factures soient toutes enregistrées avec les règlements correspondants. L’enregistrement des opérations est à jour. Mais je ne tarde pas à trouver des factures d’avoir et de retour de marchandises, et des retards de paiement, bien sûr. Un compte sur deux est concerné et le listing sur lequel je travaille est très épais ! Il y a beaucoup d’argent dehors avec tous ces clients qui ne payent pas. Quel peut être l’état de la trésorerie ? et les stocks ? avec tous ces retours dont une grande partie doit être devenue invendable ?

Avec le chef de mission, nous décidons de demander au dirigeant un entretien pour l’alerter sur nos constats.

Le rendez-vous durera 3 heures : je présente à Monsieur T la situation de chaque client, les uns après les autres, patiemment, c’est long et fastidieux. Monsieur T prend des notes, ouvre des yeux ronds, de plus en plus ronds, au fur et à mesure qu’il réalise l’étendue des dégâts. C’est bien de vendre, encore faut-il que les livraisons suivent, en qualité et dans les délais … et que les clients payent la marchandise qui a été livrée. Monsieur T se rend enfin compte, en tout cas, sur l’instant, il se rend compte de tous ces mouvements anormaux.

Et encore, ne faisons nous ressortir que les cas vivants (ou enterrés), car malgré tout, certains litiges ont été résolus, avec retard, mais les comptes sont clos.

-      Ah! je vais appeler Monsieur X, … ou Monsieur Y…, je le connais bien, pourquoi ne me paye – t – il pas ?  nous dit Monsieur T.

-      Ah! Oui, c’est vrai avec ce client, nous avons eu un gros problème qualité à la livraison, l’impression des rouleaux de papiers peints était défectueuse, confie – t – il un moment plus tard.

-      Ah! Oui, mais Thérèse, au service livraison, ne s’entend pas très bien avec Marcel, ni avec Josette qui suit les stocks. Et l’équipe commerciale ne remplit pas suffisamment clairement les bons de commande. Josette a du mal à les lire et Huguette à la comptabilité ne supporte pas non plus les commerciaux car elle doit toujours établir des avoirs et elle s’en plaint !

-      Et puis la facturation a du retard …

La société a déposée son bilan 2 ans plus tard malgré une reprise en main sérieuse de son organisation.

La désaffection progressive des consommateurs pour ce type de produits, le manque d’anticipation et de vision sur le marché et un dernier gros impayé ont eu raison de l’énergie du dirigeant.

-      Tâches et procédures mal définies

-      Équipes mal formées,

-      Valeurs insuffisamment fortes,

-      Service au client inexistant,

-      Contrôle qualité négligé,

-      Cohésion entre les équipes inexistante

-      Dirigeant débordé

-      Absence de vision ou de stratégie d’ensemble

Pourtant, les produits étaient bons, le lieu sympathique : une jolie entreprise à la campagne, avec beaucoup d’espace et peu cher, bien située près des autoroutes.

Et les produits de l’entreprise avaient leur place sur le marché à ce moment là !

Mais, le dirigeant ne faisait pas son métier de dirigeant …, il était avant tout commercial au sein de son équipe, ou plutôt pompier, occupé à éteindre, partout, les débuts d’incendie …

Voilà tout ce que l’on peut lire à travers une comptabilité clients défaillante.

 Nb : cette histoire est vraie, les noms, objet social ou autre moyen d’identification ont été modifiés.

A Bientôt

Véronique