365 jours dans la vie d'un expert-comptable 22 1Avril : j’ai 15 dossiers sur mon bureau que je ne peux pas terminer parce qu’il manque des justificatifs de dépenses, réclamés maintes fois !

Une dépense non justifiée, c’est tva perdue et charge non déductible du résultat donc impôt en plus. C’est énergie perdue pour le comptable comme pour le chef d’entreprise.

Alors y a-t-il un remède ? OUI !

1 – Tout d’abord,  équipez vous d’un scanner, un vrai, pas un appareil multifonctions et qui demande à ce que l’utilisateur soulève un couvercle à chaque utilisation : trop de gestes et cela devient fastidieux.

Un scanner rapide que vous installerez en une demi-heure à peine et qui enregistrera les recto-verso, la couleur, toutes les tailles de documents.

Pour les TPE que nous sommes (ah non j’oubliai, maintenant nous sommes des microentreprises), l’excellent Fujitsu Scansnap pour moins de 500 € fait très bien l’affaire. (et oui 500 €, mais de même que vous n’envisagez pas la vie sans téléphone, ordinateur ou tablette, vous ne pouvez pas envisagez la vie d’entrepreneur sans scanner, car c’est avant tout un outil de communication).

Bannissez les photos avec le smart phone, le résultat est souvent illisible et les informations inexploitables.

Par contre, n’hésitez pas à charger sur le dit smartphone l’appli « scanner » qui va bien, et là vous obtiendrez une vraie copie exploitable. Cependant j’ai des doutes quand au temps réellement passé pour scanner un document avec ce genre d’outil, c’est parfait pour un clic mais pas pour du travail en série.365 jours dans la vie d'un expert-comptable 22

2 – Ouvrez un répertoire/classeur sur votre ordinateur ou dans les nuages dédié à l’enregistrement des justificatifs (un classeur par an). Installez, là où il est très facile d’accéder, idéalement sur le bureau, un lien vers ce classeur dédié.  Vous aurez d’autres classeurs pour vos autres documents.

3 – Créer dans votre cerveau (reptilien, ça doit devenir un réflexe de base), un mantra : FACTURE (eh oui j’ai lu beaucoup de livres sur la méditation à défaut de pratiquer) : facture … facture … facture … facture …

4 – Prenez le réflexe à chaque dépense, de prendre copie de la facture. C’est facile :

  • quand vous achetez sur internet (sncf, billet d’avion, notamment très difficilement récupérable après coup), glisser tout de suite le document dans votre classeur (répertoire) «facture»
  • quand vous ouvrez votre courrier, scannez tout ce qui le mérite tout de suite, ranger dans le bon classeur tout de suite et glisser tout de suite le document dans votre classeur (répertoire) «facture»
  • quand vous préparer vos éléments comptables, allez récupérer sur les sites les factures d’abonnement (edf, téléphone …) et glisser tout de suite le document dans votre classeur (répertoire) «facture»
  • videz rapidement votre portefeuille des quelques justificatifs des dépenses du jour, de la veille ou de la semaine (ou bout d’un mois c’est déjà loin et beaucoup plus fastidieux), scannez les et glisser tout de suite le document dans votre classeur (répertoire) «facture»
  • Jetez un coup d’œil pour vérifier que la facturette scannée avec votre smarphone, la veille au moment ou vous avez payé le restaurant s’est bien enregistrée dans votre classeur : le document a déjà été glissé dans votre classeur (répertoire) «facture» : merveilleux !

Discipline ? pas plus que de se brosser les dents ou de faire ça gym le matin : et c’est bon pour l’hygiène comptable !

et rappelez vous :

facture … facture … facture … facture … facture … facture … facture … facture … facture … facture … facture … facture …

veronique mascre

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