Le Magazine Nouvelles Clés a publié dans son numéro de Décembre-Janvier-Février 2009 un long article de Patrick van EERSEL « En finir avec nos tâches inachevées » ; sous titré « Faites-vous partie de ceux qui accumulent des montagnes de trucs pas finis et de machins qui traînent ? »

Nous accumulons des montagnes de trucs pas finis et de machins qui traînent dans nos vies privées mais aussi dans nos entreprises et la comptabilité est un terrain d’exploration formidable pour étudier ce sujet.

Chez nous dans nos toutes petites entreprises, le facteur apporte chaque matin son lot de papiers à trier. La boite de nos courriels s’invite et s’ajoute à la masse de documents à vérifier, trier, jeter.

Factures, journaux, bordereaux de la banque, magazines, publicités, invitations, devis acceptés (chic, ceux là sont les bienvenus)!

Alors, on jette et on entasse.

Puis dans la journée, on émet des devis, des factures, des règlements.

Ce midi, je suis allée déjeuner avec un client : facture et récépissé de carte bancaire que j’ai glissé dans mon portefeuille.

Ce soir, c’est la réunion exceptionnelle de mon réseau XYI : facturette et récépissé de carte bancaire que j’ai glissé dans mon portefeuille. Il est bien gonflé, il va falloir que je songe à le vider : enveloppe : les facturettes changent de lieu de stockage et agrandissent la pile.

Juillet : cela fait 6 mois que l’année a débutée et je n’ai enregistré aucune ligne de comptabilité : tous les documents s’entassent dans une grosse chemise en carton fort de couleur verte (c’est pour la sérénité), prête à s’écrouler.

Je suis envahi(e) ; je me sens envahi(e) !

Les vacances arrivent, je vais partir l’esprit léger, le sentiment du devoir accompli ou plutôt des dossiers terminés. Heu ! oui, sauf pour cet énorme tas de papier infâme !

-          Qu’est-ce que je peux faire ?

-          Classe !

-          Ah oui ? et c’est tout ?

-          C’est la première étape.

-          Je classe comment ?

-          Par nature : un tas pour les factures de dépenses, un tas pour les factures que tu as émis, un tas pour les relevés bancaires, un tas pour les autres documents envoyés par la banque, un tas pour les déclarations de tva, un tas pour les autres documents des impôts, un tas pour les documents liés à la paye et aux charges sociales.

-          Et c’est tout

-          Non, bien sûr ! maintenant tu vas prendre chaque tas et le classer par ordre chronologique, les documents les plus anciens d’abord et les plus récents au dessus.

-          Et puis ?

-          Tu peux vérifier que à chaque ligne qui apparaît sur le relevé de banque correspond une facture … et cocher.

-          C’est long !

-          Pas tant que ça et c’est encore plus long si tu ne le fais pas !

-          Et maintenant ?

-          Tu peux commencer à comptabiliser

-          Ah oui, maintenant que c’est classé, j’ai un peu plus envie de le faire ! Et je me sens moins embrouillé(e), en fait, je suis rassuré(e) car je justifie toutes mes dépenses, et puis avec les différentes pochettes que j’ai créées et sur lesquelles j’ai posée des étiquettes, je sais où retrouver mes documents si on me demande quelque chose. Alors je peux oublier ces documents et me vider la tête ! Mais est-ce que ce n’est pas le travail de mon comptable ?

-          Tu peux lui demander de le faire, bien sûr, mais tu as vu, c’est un vrai travail, un travail utile, donc ce n’est pas gratuit. En plus c’est la vie de l’entreprise tous ces papiers, donc tu es la personne la plus apte à faire ce classement.

-          Comment je peux éviter cette grande messe du classement ?

-          A ton avis ?

-          Le faire tous les jours ?

-          Tous les jours, c’est possible, bien sûr, cela dépend de ton organisation personnelle. Tous les mois, c’est bien, toutes les semaines me paraît idéal, en à peine 2 heures, tout sera impeccable : le principal est de créer une routine.

-          Ça ne s’arrête jamais !

-          Si dans notre cas, il y a une date butoir, une date pour achever la tâche : l’arrêté des comptes de l’année et l’envoi à l’administration fiscale de tes comptes et de l’impôt.

-          Et l’année nouvelle reprend, c’est une nouvelle histoire.

véronique mascré

365 jours dans la vie d’un expert-comptable